Unternehmen geben Travel-Management in die Hand von Event-Agenturen

„Auch die längste Reise beginnt mit dem ersten Schritt“

Dieses Zitat von Lao Tse trifft auch heutzutage noch uneingeschränkt auf Reisen aller Art und natürlich auch auf Geschäftsreisen zu. Firmen, Konzerne, Unternehmen unterschiedlichster Größe und weitere Institutionen wenden sich für eine perfekte Reisevorbereitung und Organisation an eine Event-Agentur, in deren qualifiziertem Leistungsumfang auch das Travel-Management eine große Rolle spielt.

Trotz quasi unverzichtbarer digitaler Möglichkeiten in punkto virtueller Kommunikationswerkzeuge in Zeiten der allgemeinen Digitalisierung sind persönliche Treffen, gemeinsame Unternehmungen und der direkte Erfahrungsaustausch von Geschäftskontakten, Businesspartnern und gleichartig Interessierten jeglichen Themengebietes unerlässlich.

Gruppenreisen zu Konferenzen, Gesprächsrunden, Meetings oder Ausstellungen sind daher bedeutender denn je und haben auch in Zeiten der Globalisierung, auch und vor allem in Bezug auf wirtschaftliche Zusammenarbeit, an Bedeutung nichts verloren, sondern dazugewonnen. Daher kann Auftraggebern verschiedenster Geschäfts- und Wirtschaftszweige nur geraten werden, sich bezüglich Serviceleistungen im Travel-Management mit einer fachkundigen und erfahrenen Event-Agentur in Verbindung zu setzen.

Auf diese Weise ist es dem Auftraggeber möglich, sich auf die für ihn wesentlichen Punkte seines geplanten Reise-Events zu fokussieren. Beim Business-Travel-Management, einem Thema mit vielfältigen Aufgabenstellungen, stellen sich für die Tätigkeiten im Travel-Management für die Spezialisten vor allen Dingen sechs Aufgabengebiete, die jeweils direkt miteinander zu tun haben: die Kostenanalyse, die Reiseplanung, die Reisebuchung, der taktische Einkauf der Reiseleistung, die Abrechnung der Reisekosten sowie das Controlling der Reisekosten.

Die Event-Agentur mit Kompetenzen im Travel-Management verfügt über speziell ausgebildete Profis, die sich vor allem mit dem Business-Travel-Management befassen, so beispielsweise Travel-Managerinnen oder Fachwirtinnen für Geschäftsreise- und Mobilitätsmanagement.

Der Leistungsumfang beim Travel-Management wird nachfolgend kurz erörtert:

  • Am Anfang wird eine Kostenanalyse sowie eine Überprüfung der Wirtschaftlichkeit, der vom beauftragenden Unternehmen anvisierten Geschäftsreise, durchgeführt, wobei natürlich die firmeninternen Reiserichtlinien berücksichtigt werden.
  • Anschließend folgt für die Mitarbeiter der Event-Agentur der strategische Einkauf aller mit der Reise verbundenen Serviceleistungen.
  • Der Event-Manager mietet Leihwagen, bucht Reisen mit Bus, Bahn und Flugzeug sowie Hotelzimmer und kümmert sich um touristische Highlights bei der Freizeitgestaltung.
  • Die Punkte „Reiseplanung“ sowie „Reisebuchung“ bei der Event-Agentur gehen fast nahtlos ineinander über.
  • Damit die Reise aufgrund einer perfekten Reisesteuerung und Reiseauswertung problemlos verläuft, garantiert das Travel-Management eine Kanalisierung sämtlicher erforderlicher Daten, auch damit unter anderem ungeplante Reiserücktritte und Buchungsänderungen ohne Schwierigkeiten erledigt werden können.
  • Die exakte Reisekostenabrechnung garantiert ein zielgerichtetes Controlling. Die Aufgabenstellung der Spezialisten lautet hierbei, dass die Kosten für die vor Antritt der Reise gebuchten Serviceleistungen sowie auch nicht vorhersehbare Kosten, die erst nach Antritt der Reise entstehen, sofort per Eingabe in das Auswertungssystem dokumentiert werden.
  • Das von der Event-Agentur beim Travel-Management durchgeführte Controlling ist nicht nur für die einwandfreie Kontrolle aller Prozesse und deren Durchführung erforderlich sondern auch für weitere Verbesserungsoptionen. So können außer sich turnusmäßig wiederholenden Businessreisen auch außergewöhnliche, einmalige Reisen zu beispielsweise Konferenzen optimiert werden. Dadurch kann eine bestmögliche Beratung des beauftragenden Kunden auch in allen firmeninternen Reisevorschriften getätigt werden.

Aufgrund der großen Erfahrung im Travel-Management wird es der Event-Agentur so ermöglicht, im Sinne der Kostenminimierung durch das Variieren von Details, erfolgreich zu handeln. Um ein ausgefeiltes und einwandfrei organisiertes Travel-Management zu realisieren, muss also auf Kompromisslösungen verzichtet werden.

Die kompetente Event-Agentur, wie east end communications widmet sich mit viel Energie und individuellen Lösungsstrategien dem Auftrag ihres Auftraggebers und ist sich seiner Verantwortung beim Travel-Management in jeder Hinsicht immer bewusst.

Durch das trotzdem „stille Arbeiten im Hintergrund“ können Auftraggeber und Reisende eine perfekt durchorganisierte Geschäftsreise genießen und sich im Vorfeld weiter auf ihre eigenen Kernkompetenzen konzentrieren.

1 KOMMENTAR

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