ABC der Event-Organisation

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Grafik © Regiorebellen

Auf Veranstaltungen den Bär zum Tanzen bekommen

Ein schönes Event zu veranstalten und alle mit guter Laune anzustecken, steht und fällt mit der richtigen Organisation. Ob Charity, Schulball oder Rock-Fete: Öffentliche Events leben von der Stimmung ihrer Gäste. Damit auf Veranstaltungen neben dem sprichwörtlichen Bären auch die Gäste tanzen, müssen Eventveranstalter  schon im Vorfeld viele Bereiche gut vorbereiten damit bei der Veranstaltung alles glatt läuft. Wie das geht zeigt diese Checkliste, sie vereinfacht den Organisatoren die Veranstaltungsplanung.

Die drei Gs für Eventplaner: Gäste, Geld & Gelände

Die Grundplanung einer öffentlichen Veranstaltung beginnt mindestens ein halbes Jahr vor dem Veranstaltungstermin. Abhängig von der Veranstaltungsart und der voraussichtlichen Anzahl der Gäste wird eine passende Location ausgewählt. Für die Größe der Location gilt als Faustformel die Zwei-Gäste-pro-Quadratmeter-Regel. Wer nach dieser Formel vorgeht, kann ein gut gefülltes Event ohne unwirtschaftlichen Mehrplatz erwarten. Je nach Veranstaltungsort müssen eventuell Dixie-Toiletten, Shuttle-Serviceleistungen oder zusätzliche Stromquellen eingeplant werden. Bei der Terminierung der Veranstaltung gilt es außerdem Terminkollisionen vermeiden. Gäste bleiben aus, wenn am vorgesehenen Tag Zusatzveranstaltungen in derselben Region zur Auswahl stehen.

Schon während der Grundplanung müssen sich Veranstalter bewusstmachen, ob sie am Fest verdienen, oder kostendeckend arbeiten wollen. Bei Veranstaltungen mit Gewinnabsicht muss zumindest die Miete für die Location durch den geplanten Eintrittspreis mal geschätzte Gästezahl abgedeckt sein. Der Gewinn lässt sich dann mit Getränken und Speisen erwirtschaften. Um finanzielle Supergaus zu vermeiden, sollte der Versicherungsschutz vorher abgeklärt sein. Eventveranstalter haften auf Basis ihres Privatvermögens für Unfälle, solange sie keine Veranstalterhaftpflichtversicherung abschließen. Damit Events möglichst lukrativ werden, gehen Veranstalter vorab oft außerdem auf mögliche Sponsoren zu. Lokale Firmen lassen sich oft überzeugen als Sponsor aufzutreten, wenn sie auf Flyern, Plakaten und anderen geeigneten Werbemaßnahmen als Sponsor genannt werden.

Die drei Ms der Eventplanung: Möbel, Musik & Mahlzeiten

Das Mobiliar, die Essensplanung, die Getränkeorganisation sowie die musikalische Seite sind elementare Bestandteile der Veranstaltungsplanung. Inspiration für die kulinarische Seite können sich Veranstalter auf Events wie der Freiburger Genussmesse Plaza Culinaria holen. Wer auf seinem Event nicht nur Snacks, sondern warme Speisen anbietet, muss sich an die Regelungen für Gaststätten und Hotels halten, die neben einem Gesundheitszeugnis für Mitarbeiter bestimmte Bedingungen für die Zubereitungsflächen vorschreiben. Veranstalter sparen sich diesen Ärger mit den Regelungen, indem sie selbstständige Caterer oder Versorgungsbetriebe wie Frittenbuden-Besitzer beauftragen. Getränke wie Bier und Limonade können von der lokalen Brauerei bezogen werden. Zum Ausschank von Cocktails ist wiederum geschultes Personal über 18 Jahren erforderlich. Die Königsklasse des Bewirtungs-Outsourcing ist, die Bewirtung an Caterer und Getränkehersteller zu vermieten 😉 Dies kann man schon vor der eigentlichen Buchung der Lokation tun und so im Idealfall die Kosten des Events im Vorfeld der Veranstaltung bereits abgedeckt haben.

Für die musikalische Seite des Events bieten sich je nach Veranstaltungsart bekannte Live-Bands und/oder DJs an. Auch Boxen und Technik-Equipment wie Lichtanlagen gilt es vor der Veranstaltung zu organisieren. In Einzelfällen bringen engagierte Künstler gegen einen gewissen Mehrpreis ihr eigenes Equipment mit. Wenn alle Gagen ausgehandelt und alle technischen Geräte vor Ort installiert sind, geht es für die Veranstalter an die Planung von Mobiliar und Dekoration. Mobiliarstücke wie Bierbänke und Tische können oft in lokalen Shops oder Brauereibetrieben ausgeliehen werden. Auch der Bezug über Sponsoren kann eine Option sein.

Bei der Dekoration gilt wiederum ganz oder gar nicht. Deko ist für Veranstalter aufwändig und teuer. Allerdings geben dekorative Artikel wie Hussen Veranstaltungsmobiliar wie Bistrostühlen, Bierbänken oder Tischen eine edlere Note und bieten eine Anpassungsmöglichkeit an den Anlass und den Standort. Neben Hussen lassen sich Gläser, Porzellan, Besteck, Mobiliar und weiteres Partyzubehör, bei Eventausstattern ausleihen. Doch es sind gerade die Stuhlhussen, wie hier zu sehen, die einen edlen und festlichen Charakter mit wenig Aufwand hervorbringen. Der Vorteil der Eventausstatter dabei ist die einfache Lieferung sämtlicher Ausstattungsartikel, die Veranstaltern viel Zeit und Geld spart.

Die drei Zs der Veranstaltungsplanung: Zulassung, Zusagen & Zeit

Jede öffentliche Veranstaltung benötigt Zulassungen, so besagt es Artikel 19 des Landesstraf- und Verordnungsgesetzes. Die Anmeldung erfolgt mindestens zwei Monate vor dem Event und wird von einer volljährigen Person vorgenommen. Je umfangreicher das geplante Event und je ferner von der üblichen Nutzung des Veranstaltungsorts, desto mehr Auflagen müssen Veranstalter erfüllen. Für die Anmeldung erhebt die zuständige Kommune generell eine Gebühr.

Wichtig ist eine organisierte Vermittlung des Veranstaltungsplans. Institutionen wie die Polizei, die Feuerwehr, das Bau- und Umweltreferat werden nach der kommunalen Anmeldung durch die Kommune in Kenntnis gesetzt. Auflagen wie Lärm- und Brandschutz gewinnen in diesem Zusammenhang ebenso an Bedeutung wie Notausgänge, Jugendschutz und Rettungspersonalansprüche. Grundsätzlich muss die Veranstaltung der Versammlungsstättenverordnung des jeweiligen Bundeslandes entsprechen. Zulassungen benötigen Eventveranstalter außerdem von Seiten der Verwertungsgesellschaft GEMA, falls auf ihrer Veranstaltung GEMA-pflichtige Musik gespielt wird. Sind alle Zulassungen eingeholt, geht es an die Zusagen. Damit die vorgesehenen Partygäste überhaupt von der Veranstaltung Wind bekommen, sind Veranstalter auf Werbemaßnahmen angewiesen.

Mundpropaganda ist nach wie vor das beste Werbemittel – auch bei Facebook, wo sich Events mit gewissem Hingucker in Windeseile herumsprechen, werden diese gerne geteilt. Über die Facebook-Zusagen lässt sich im Laufe der Zeit außerdem der zu erwartende Andrang abschätzen. Abhängig vom Andrang entscheiden sich Eventveranstalter wiederum für oder gegen die Beauftragung einer Security-Firma, die im Falle eines Falles für Einlass-Stopp und die Gewährleistung der notwendigen Sicherheit sorgen kann. Nicht nur auf Facebook, sondern auch im Online-Veranstaltungskalender der jeweiligen Stadt lässt sich für Veranstaltungen bestens werben.

Neben Internetwerbung gelten außerdem Zeitungswerbung, Radiowerbung sowie die altbewährten Flyer und Plakate noch immer als wirksame Werbemittel. Internetseiten sowie gedrucktes Werbematerial müssen auch in Sachen Design auf die Veranstaltung abgestimmt sein. Mindestens vier Wochen vor dem Event gilt es, die Werbetrommel besonders kräftig zu rühren. Je näher das Event schließlich rückt, desto mehr merken Veranstalter, dass nur selten alles glatt läuft. Um trotzdem nicht ins Schlittern zu geraten, brauchen sie vor allem eins: nämlich Nerven wie Drahtseile und genügend Zeit, kleinere Katastrophen aus der Bahn zu räumen.

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